Groupement et sous-traitance (Niger)

Un marché vous semble trop gros, ou il demande une compétence que vous n'avez pas. Deux solutions existent : soumissionner avec une autre entreprise, en groupement, ou confier une partie du travail à un sous-traitant. Elles n'engagent pas de la même façon. Mal choisies, elles peuvent vous rendre responsable des fautes d'un autre, ou faire rejeter l'offre.

Laquelle choisir

	Groupement	Sous-traitance
Qui signe avec l'acheteur	Tous les membres, ou le mandataire pour eux	Vous seul
Qui répond devant l'acheteur	Selon la forme du groupement	Vous, pour tout le marché
Compte dans vos capacités	Souvent, selon le dossier d'appel d'offres	Seulement si ce dossier l'admet
Partage du prix	Selon votre accord	Selon votre contrat de sous-traitance
Convient quand	Il vous manque du chiffre d'affaires, des références ou une part importante de la compétence	Il vous manque une tâche précise et limitée

Une règle simple aide à choisir. Si l'autre entreprise est nécessaire pour atteindre les critères de qualification, le groupement est le plus sûr. Si vous remplissez les critères seul et qu'il vous manque seulement un savoir-faire précis, comme l'électricité d'un bâtiment, la sous-traitance suffit.

Groupement solidaire ou conjoint

Un groupement d'entreprises est une association de plusieurs entreprises pour une offre donnée. Il prend le plus souvent l'une de ces deux formes :

Solidaire. Chaque membre répond de la totalité du marché. Si votre partenaire disparaît ou fait mal son travail, l'acheteur peut vous demander à vous de tout finir et de tout payer.
Conjoint. Chaque membre répond de sa propre part, définie dans l'offre. Le mandataire est souvent tenu en plus de répondre des autres.

La différence est considérable pour une petite entreprise. Être solidaire d'un partenaire que vous connaissez mal, sur un marché plusieurs fois supérieur à votre chiffre d'affaires, peut mettre votre entreprise en danger. Beaucoup de dossiers, notamment sur financement de bailleurs, imposent la forme solidaire. Vérifiez lequel s'applique avant d'accepter, et faites relire l'accord par un conseil si le montant est important.

Le mandataire

Le mandataire, ou chef de file, représente le groupement devant l'acheteur. Il dépose l'offre, reçoit les courriers, signe les documents pour les autres si ceux-ci lui ont donné pouvoir, et le plus souvent reçoit les paiements.

Chaque membre lui donne ce pouvoir dans un document signé par une personne habilitée à engager l'entreprise. Le dossier en fournit souvent le modèle, et la signature doit parfois être légalisée. Une offre de groupement sans ce pouvoir, ou avec un pouvoir signé par la mauvaise personne, peut être rejetée.

Choisissez comme mandataire l'entreprise qui a la plus grosse part du marché, qui a la meilleure capacité financière et qui répond vite. Si c'est vous, comptez le temps de coordination dans votre prix.

Comment s'additionnent les capacités

C'est le point qui justifie la plupart des groupements. En général, les capacités des membres s'additionnent pour atteindre les critères, mais pas toutes, et pas sans condition. Le dossier peut par exemple :

additionner les chiffres d'affaires de tous les membres ;
exiger qu'une part minimale de chaque critère soit tenue par le mandataire ;
exiger que chaque membre atteigne un seuil pour lui-même ;
exiger qu'une expérience similaire soit tenue par un seul membre, sans addition.

Lisez ces règles dans les critères de qualification avant de contacter un partenaire. Vous saurez ainsi exactement ce qu'il doit vous apporter.

Ce que chaque membre doit fournir

Chaque membre fournit le plus souvent ses propres pièces administratives, à jour à la date limite : attestations fiscale et sociale, registre de commerce, non-faillite, et le reste de la liste. Une seule pièce expirée chez le plus petit partenaire peut faire tomber toute l'offre. Désignez une personne qui vérifie les dates de tout le monde.

La caution de soumission doit couvrir le groupement, et son texte doit citer le groupement ou ses membres comme le dossier le demande. Une caution au nom d'un seul membre fait partie des rejets classiques.

Une entreprise, une offre

Une entreprise ne peut en général figurer que dans une seule offre pour un même marché ou un même lot : seule ou en groupement, pas les deux. Si elle apparaît deux fois, les offres concernées peuvent toutes être rejetées, parfois comme un soupçon d'entente. Demandez clairement à vos partenaires s'ils sont déjà sur une autre offre, et écrivez-le dans votre accord. Un sous-traitant peut parfois figurer dans plusieurs offres : le dossier le dit.

La règle au Niger

Plusieurs entreprises peuvent être titulaires d'un marché, solidairement ou conjointement. Elles désignent un mandataire dans l'acte d'engagement. Les candidatures et soumissions sont signées par tous ou par le mandataire habilité. Un candidat ne peut pas soumettre plusieurs offres pour un même marché ou lot, ni comme candidat individuel et membre d'un groupement ; un expert ne peut apparaître que dans une seule offre. Sans lots, les cotraitants sont solidaires de l'ensemble. Chaque membre doit satisfaire aux mêmes critères d'éligibilité (art. 25, 26 ; arrêté n° 0017, art. 3).[1][5]
Sous-traitance : possible pour les travaux et les services, avec l'accord préalable de la personne responsable du marché, en priorité à des PME nigériennes ou communautaires. Elle est interdite au-dessus de 40 % de la valeur globale. Le titulaire reste responsable de l'exécution. Pour qu'un sous-traitant soit payé directement, l'autorité doit agréer ses conditions de paiement (art. 24, 179, 180).[1]

La sous-traitance

Le sous-traitant travaille pour vous, et vous restez seul responsable devant l'acheteur. S'il fait mal son travail, c'est votre marché qui est en cause.

Les limites. Les règles peuvent plafonner la part que vous pouvez sous-traiter, ou interdire de sous-traiter certaines tâches essentielles. Le titulaire ne peut pas être une simple boîte aux lettres.
La déclaration. En général, les sous-traitants importants doivent être déclarés dans l'offre ou acceptés par l'acheteur avant d'intervenir. Faire travailler un sous-traitant non déclaré peut être une faute au regard du contrat.
Le paiement direct. Certains systèmes permettent ou imposent que l'acheteur paie directement le sous-traitant pour sa part. Là où cela n'existe pas, votre sous-traitant attend d'abord que vous soyez payé. Dites-le-lui clairement, et prévoyez-le dans votre contrat.
Le contenu local. Certains dossiers donnent un avantage, ou fixent une obligation, pour le recours à des entreprises ou à de la main-d'œuvre locales. Lisez ces clauses : elles peuvent changer le choix du sous-traitant.

Si le dossier vous autorise à compter l'expérience d'un sous-traitant dans vos capacités, joignez ses preuves comme si c'étaient les vôtres.

L'accord à signer avant de soumissionner

Ne déposez jamais sur une simple parole. Un accord court, signé avant le dépôt, évite beaucoup de disputes. Il doit dire au moins ceci.

Le marché et le lot
La référence de l'avis, le lot et la durée de l'accord. Prévoyez aussi ce qu'il devient si l'offre ne gagne pas.
La forme et le mandataire
Solidaire ou conjoint, qui est mandataire, et jusqu'où va son pouvoir de signature.
Le partage du travail et du prix
Qui fait quoi, pour quel montant ou quelle part. Comment se répartissent les bénéfices, mais aussi les pertes et les pénalités.
L'argent
Qui obtient et qui paie les garanties, qui avance les fonds, sur quel compte passent les paiements et sous quel délai ils sont reversés.
Les documents et les dates
Qui fournit quelle pièce et pour quelle date interne, avant la date limite. Qui rassemble et relit le tout.
L'exclusivité
L'engagement de ne pas figurer sur une offre concurrente pour ce marché.
Les conflits et le départ d'un membre
Ce qui se passe si un membre se retire, fait défaut ou fait faillite, et comment vous réglez un désaccord.

Pour les sous-traitants, le même exercice s'applique, avec en plus les délais de paiement et les pénalités que vous lui répercutez. Sur un montant important, faites relire l'accord par un juriste.

Groupement et sous-traitance